In 10 Schritten zum perfekten Ablaufplan für eure Hochzeitsfeier

Hi, ich bin Franzi.

Eure Hochzeitsplanerin für authentische, achtsame und nachhaltige Hochzeiten in und um Leipzig

Yes!

Eure Gästeliste steht und ihr habt eure Traumlocation gefunden.

Bevor ihr nun konkret eure Wunschdienstleister anfragen könnt, braucht ihr einen ersten groben Ablaufplan für eure Hochzeit. Ein Trauredner möchte eventuell zwei Hochzeiten an einem Sommersamstag begleiten und braucht daher von euch ein konkretes Zeitfenster. Ein Fotograf benötigt den Ablauf um mit euch den zeitlichen Rahmen der Fotoreportage festzulegen und sein Preisangebot zu gestalten. Umso länger der Tag wird, umso mehr wirkt sich das auch auf eure Budgetkalkulation aus.

Damit euch die Ablaufplanung gelingt, gebe ich euch eine mögliche Herangehensweise mit und ein paar nützliche Tipps dazu.

Viel Spaß bei der Planung. :-)

Let’s go!

1. Uhrzeit der Trauung festlegen

Das ist der Ausgangspunkt für eure Planung.

Tipp: Wenn ihr die standesamtliche Trauung an einem anderen Tag habt und stattdessen eine freie Trauung plant, seid ihr nicht nur frei in der Wahl des Ortes, sondern auch bezüglich der Uhrzeit.

2. Frühstück inkl. Styling und Fahrt zur Location davorlegen

Auch wenn ihr vielleicht aufgeregt seid und das Gefühl habt, ihr könntet nichts essen. Nehmt euch ganz bewusst dafür die Zeit am Morgen. Insbesondere wenn ihr später vorhabt, das ein oder andere Glas Sekt zu trinken, ist es wichtig eine kleine Grundlage zu schaffen.

Auch wenn ihr vorab ein Probestyling hattet (und dazu würde ich unbedingt raten!), plant etwas Puffer ein um euch in aller Ruhe fertig machen zu können und genießt es.

3. Dauer der Trauung einplanen und Glückwünsche

Eine standesamtliche Trauung dauert i.d.R. 20 - 30 Minuten, eine freie Trauung um die 40 Minuten Minuten. Fragt hier einfach direkt beim Standesamt/Trauredner:in nach.

Die Zeit für Glückwünsche wird gern unterschätzt. Plant mindestens eine halbe Minute pro Gast ein, also z.B. 30 Minuten bei 60 Gästen.

4.  Empfang inkl. Drinks / Snacks / Fotos und Unterhaltung einplanen

Eure Gäste freuen sich über eine Erfrischung nach der Trauung und auch über etwas Kleines zu Essen, insbesondere Gäste mit weiter Anreise. Hier könntet ihr im Anschluss an einen Drink zum anstoßen (denkt auch an die alkoholfreie Variante) direkt Kaffee und Torte platzieren oder ein kleines Flying Buffet.

5. Dinner inkl. Reden und Service

 Je nachdem ob Buffet oder Menü und wie viele Gäste ihr habt, könnt ihr hier mit 1,5 bis 2 Stunden für das Dinner rechnen. Beim Menü können die Reden zwischen den einzelnen Gängen platziert werden, beim Buffet vorab. Die Reden sollten kurz und knackig sein und zeitlich einkalkuliert werden. Es ist ärgerlich, wenn am Ende das Essen kalt wird.

6. Beiträge und Überraschungen

Auch hier – Zeitlimits setzen. Und… never stop the party! ;-)

7. Eröffnungstanz & Party

Ihr habt Lust zu eurem Lieblingssong eine Choreo einzustudieren mit dem eure Gäste so richtig gut in Tanzstimmung kommen? Go for it!  Wenn nicht, dann entspannt euch und genießt den Tanz auf eure Weise. Denn darum geht es. Ein Moment für euch.  Danach ist die Tanzfläche eröffnet und wenn ihr euch bis jetzt noch nicht entspannen konntet, ist jetzt spätestens der Zeitpunkt gekommen, wo ihr euch auch mal eben zu zweit auf einen Drink an der Bar treffen könnt. Halleluja.

8. Mitternachtssnack

Je nachdem wie lang der Abend noch gehen soll, ist ein kleiner Energiekick am späten Abend etwas, wofür euch eure tanzwütige Partymeute sehr dankbar sein wird. Das könnte nun die Hochzeitstorte sein oder je nach Jahreszeit und Thema eurer Hochzeit eine süße oder herzhafte Überraschung. Ich persönlich finde es schade die Hochzeitstorte so spät zu platzieren (alternativ lieber als Nachtisch), denn so entgeht einigen eurer Hochzeitsgästen dieses Highlight.

9. Sperrstunde einplanen

Wenn eine ausgelassene Party am Abend für euch einer der wichtigsten Punkte ist, achtet hier bereits bei der Auswahl der Location darauf und fragt, welche Sperrstunde gilt. Bedenkt aber auch hier – je länger ihr feiert umso höher die Kosten für Location, Personal, Getränke, DJ etc.

10. Zeit für euer Paarshooting

Auch hier gibt es viele Optionen und es ist abhängig von Location und Jahreszeit. Mein Favorit ist ein entspanntes Shooting vor der Trauung mit einem First Look (lest gern hier weiter) und am Abend nur ein kleines Shooting zur goldenen Stunde, während eure Gäste gar nicht bemerken, dass ihr gerade Zeit zu zweit verbringt.

Ihr habt es inzwischen sicher geahnt… es gibt nicht DEN EINEN perfekten Ablaufplan – jeder Ablauf hat seine Grundsätze, aber ist immer individuell vom Paar, der Location, der Jahreszeit, der Gästeanzahl etc. abhängig. Wichtig ist am Ende, das es sich für euch gut anfühlt und ihr den Plan einmal auch aus der Perspektive eurer Gäste durchdenkt. Ich freue mich wenn euch meine Tipps weitergeholfen haben.

Falls es euch dennoch schwer fällt den für euch passenden Ablauf aufzustellen, ihr euch unsicher seid und einfach nochmal eine Expertenmeinung sucht, kontaktiert mich gern für ein persönliches Beratungsgespräch. Ich bin gern für euch da und freue mich, wenn ich euch unterstützen kann.

Alles Liebe,

Eure Franzi